Um follow up de leads no WhatsApp que funciona para o corretor de planos de saúde tem cerca de seis contatos ao longo de 30 dias, com intervalos que vão crescendo: no mesmo dia, no dia seguinte, no terceiro dia, no sétimo, no décimo quinto e no trigésimo. Depois disso, o lead sai da fila ativa e entra em uma lista de retorno futuro, com data marcada. A regra não é insistir mais: é voltar com um motivo novo a cada vez, e registrar cada contato para saber onde parou.
Por que o primeiro retorno precisa ser rápido?
Antes de falar de cadência, vale falar de velocidade. Um estudo publicado na Harvard Business Review em 2011 acompanhou 1,25 milhão de leads recebidos por 42 empresas nos Estados Unidos e concluiu que as empresas que tentavam contato em até uma hora tinham quase sete vezes mais chance de qualificar o lead do que as que demoravam mais de uma hora, e mais de 60 vezes mais chance do que as que esperavam 24 horas ou mais. O mesmo trabalho auditou 2.241 empresas e encontrou que 23% delas nunca respondiam ao lead (fonte: Harvard Business Review, “The Short Life of Online Sales Leads”).
O estudo não é sobre plano de saúde nem sobre o Brasil, e os números não se transferem de forma automática. Mas a lógica se transfere: quem pede cotação de plano de saúde pelo WhatsApp costuma estar falando com mais de um corretor ao mesmo tempo, e o primeiro que responde com clareza sai na frente. Por isso a cadência começa no dia zero, e não no dia seguinte.
Qual cadência de follow-up usar?
A cadência abaixo foi pensada para o lead que já passou pela qualificação e recebeu, ou está esperando, uma cotação. Ela serve para pessoa física, adesão e empresarial, com pequenas adaptações. Os modelos estão em tom formal e direto; ajuste ao seu jeito de falar, mas mantenha o motivo de cada mensagem.
Dia 0: no mesmo dia do primeiro contato
Objetivo: confirmar que você recebeu, mostrar que a conversa tem dono e combinar o próximo passo. Se a cotação ainda não está pronta, diga quando estará.
Modelo para copiar:
“Olá, [nome]. Aqui é [seu nome], corretor de planos de saúde. Recebi suas informações e já estou montando as opções para [cidade], com [número] vidas. Te envio até [horário ou dia]. Se surgir alguma dúvida antes disso, pode me chamar por aqui.”
Dia 1: no dia seguinte
Objetivo: entregar a cotação, se ainda não entregou, ou confirmar que ela chegou e abrir espaço para perguntas. Nesta mensagem, não pergunte se a pessoa já decidiu. Ela acabou de receber.
Modelo para copiar:
“Bom dia, [nome]. Enviei ontem as opções de plano de saúde para a sua família. Queria confirmar se o arquivo abriu certinho e se ficou alguma dúvida sobre rede credenciada ou carência. Fico à disposição.”
Dia 3: três dias depois
Objetivo: trazer um motivo novo. Pode ser uma informação que ajuda na decisão: um hospital da rede na cidade dele, um detalhe da carência, uma comparação entre duas opções. Mensagem com conteúdo, não cobrança.
Modelo para copiar:
“[Nome], lembrei de um ponto que pode pesar na sua escolha: o [plano X] tem o [hospital ou laboratório] em [cidade] na rede, que você comentou que usa. Se quiser, te explico a diferença entre ele e o [plano Y] em dois minutos, por áudio ou por ligação.”
Dia 7: uma semana depois
Objetivo: perguntar de forma direta se a pessoa ainda está avaliando e se existe alguma trava. Aqui é o momento de descobrir se o problema é preço, dúvida ou simplesmente falta de tempo.
Modelo para copiar:
“Olá, [nome]. Passou uma semana desde que enviei as opções e não quero ser inconveniente. Só quero entender: ainda faz sentido seguirmos, ou algo ficou fora do que você esperava (valor, rede, carência)? Se me disser o que travou, consigo ver se existe outra opção.”
Dia 15: duas semanas depois
Objetivo: relembrar o que estava em jogo e avisar, com respeito, que as condições podem mudar. Tabelas de operadora têm validade e são atualizadas; isso é um fato, não uma pressão inventada.
Modelo para copiar:
“[Nome], tudo bem? As opções que enviei em [data] foram feitas com a tabela vigente das operadoras, e essas tabelas costumam ser atualizadas. Se quiser, refaço a cotação com os valores de hoje sem custo. Basta me avisar se ainda tem interesse.”
Dia 30: um mês depois
Objetivo: encerrar o ciclo ativo com elegância e deixar a porta aberta. Esta mensagem não pede decisão. Ela pede permissão para voltar em uma data futura.
Modelo para copiar:
“Olá, [nome]. Vou encerrar por aqui o acompanhamento da cotação, para não ficar te incomodando. Se em algum momento voltar a fazer sentido, é só me chamar, que eu refaço tudo com os valores atualizados. Posso te procurar de novo em [mês]? Obrigado pelo contato.”
Quando parar de fazer follow-up?
Existem três sinais claros de parada, e nenhum deles é “ele não respondeu a última mensagem”.
- O lead pediu para parar. Qualquer forma de “não tenho interesse” ou “não me chame mais” encerra a cadência na hora. Registre o motivo e respeite.
- O lead fechou com outro corretor ou outra operadora. Agradeça, pergunte se pode manter contato para o futuro e anote a data. Reajuste e insatisfação com atendimento fazem muita gente voltar ao mercado no ano seguinte.
- O ciclo de 30 dias terminou sem resposta. O lead não é descartado: ele vai para a lista de retorno futuro, com uma data escolhida por você (60 ou 90 dias, ou o mês que ele indicou).
Parar de fazer follow-up ativo não é desistir. É reconhecer que aquele momento da pessoa passou e que insistir agora só desgasta o seu nome. A diferença entre parar e perder está no registro.
Como registrar cada contato?
O follow-up que não é registrado vira memória, e memória falha. O mínimo que precisa estar anotado, no mesmo lugar para todos os leads:
- A data e o canal de cada contato feito (mensagem, ligação, áudio).
- Se houve resposta e o que a pessoa disse, nas palavras dela.
- A trava identificada, quando houver: valor, rede, carência, tempo, decisão de terceiro.
- A etapa atual no funil e a data do próximo passo.
Se você usa o funil de vendas para plano de saúde com etapas próprias do ramo, o registro fica natural: o lead está em “cotação enviada”, “aguardando decisão” ou “retorno futuro”, e a tarefa do próximo contato tem data. Quem controla isso em planilha consegue fazer o mesmo, com mais esforço, criando uma coluna de “próximo contato” e conferindo todo dia de manhã.
Como tarefas e mensagens agendadas ajudam?
O problema da cadência não é escrever as mensagens. É lembrar de mandar, no dia certo, para dezenas de leads em estágios diferentes. Um corretor com 40 cotações abertas tem, em qualquer dia da semana, algo entre cinco e dez contatos para fazer, e cada um deles em um ponto diferente da cadência.
Duas ferramentas simples resolvem a maior parte disso. A primeira é a tarefa com data: ao terminar qualquer contato, você cria a tarefa do próximo, e a lista de tarefas mostra quem precisa de retorno hoje. A segunda é a mensagem agendada: para as mensagens que não dependem de resposta, como a do dia 15 ou a do dia 30, você escreve na hora em que está com o contexto na cabeça e marca o dia do envio.
No CRM do Agente do Corretor, cada lead tem ficha, etapa no funil e tarefas de follow-up com data. No plano Agente do Corretor, que inclui o assistente no WhatsApp, o primeiro contato do dia zero acontece sem o corretor estar presente, e as mensagens agendadas cuidam dos envios combinados. O texto sobre inteligência artificial na rotina do corretor de plano de saúde mostra onde essa automação ajuda e onde a conversa continua sendo sua.
Nenhuma ferramenta substitui o motivo de cada mensagem. A cadência funciona porque cada retorno traz algo novo: uma confirmação, uma informação, uma pergunta honesta, um encerramento respeitoso. Com ou sem sistema, é isso que faz o lead responder.
O CRM do Agente do Corretor organiza os leads em funil por etapas, com ficha do cliente e tarefas de follow-up com data. Conheça o CRM do Agente do Corretor.