Planilha ou sistema: o que muda de verdade na rotina do corretor de plano de saúde

Se você está procurando uma planilha para corretor de plano de saúde, a resposta curta é: comece pela planilha mesmo. Ela é gratuita, abre no celular, você entende em dez minutos e resolve o problema mais urgente de quem está começando, que é parar de deixar cliente anotado em papel, em bloco de notas e na memória. Não há nada de errado nisso.

A pergunta certa não é “planilha é boa ou ruim”. A pergunta é: a partir de que ponto ela deixa de dar conta? É isso que este texto responde. Primeiro o que a planilha resolve bem. Depois os três pontos exatos onde ela quebra. E, no fim, o que procurar num sistema e o que não vale a pena pagar.

O que a planilha para corretor de plano de saúde resolve bem

Uma planilha bem montada faz mais do que muita gente imagina. Ela guarda a lista de clientes, guarda a origem de cada contato, guarda o valor da mensalidade e a operadora. Dá para filtrar por cidade. Dá para ordenar por data. Dá para colorir o que está em negociação e o que já fechou.

Para o corretor que tem 20, 40, 60 nomes na carteira, isso costuma bastar. E tem uma vantagem real: a planilha é sua. Você abre no computador, no celular, manda por e-mail, imprime. Ninguém tira de você.

Se você ainda não tem nem isso, monte hoje. As colunas mínimas que funcionam na prática:

• Nome e telefone do titular
• Data de nascimento do titular
• Quantidade de vidas e idades de quem entra no plano
• Cidade e estado
• Tem CNPJ? Sim ou não
• Plano atual ou anterior e operadora
• Hospital ou rede que o cliente faz questão
• Origem do contato (indicação, anúncio, rede social, carteira antiga)
• Etapa (contato inicial, cotação enviada, documentação, fechado, perdido)
• Data do próximo contato
• Observações

Só de ter a coluna “data do próximo contato” e olhar para ela toda segunda-feira de manhã, sua rotina já melhora. Isso funciona. Aplique antes de pensar em pagar qualquer coisa. Para escolher os nomes da coluna de etapa, veja as etapas de funil que fazem sentido na saúde suplementar. E se um dia você decidir sair da planilha, o caminho está em como levar sua base de um sistema para outro sem perder histórico.

Os três pontos onde a planilha quebra

A planilha não falha por ser ruim. Ela falha porque é um arquivo parado. Ela só faz alguma coisa quando você abre. E o trabalho do corretor tem três exigências que dependem de algo acontecer sem você abrir nada.

1. Ela não avisa o aniversário

Você tem a data de nascimento na coluna C. Ótimo. Mas quem lembra de olhar a coluna C todo dia de manhã, um cliente por vez, para ver quem faz aniversário hoje?

Na prática, ninguém. O aniversário passa. E o aniversário é o contato mais fácil do ano: é o único momento em que você manda mensagem para o cliente sem estar pedindo nada. É o que mantém você presente na cabeça de quem já comprou, para que a sua ligação na renovação não seja a primeira lembrança do ano.

O mesmo vale para o aniversário do contrato, que é outra data. É por ali que corre o reajuste anual e é a partir do tempo de permanência que se conta a portabilidade de carências. Segundo a ANS, o beneficiário precisa cumprir prazo mínimo de permanência no plano de origem: dois anos na primeira portabilidade, ou três anos se tiver cumprido Cobertura Parcial Temporária, e um ano nas portabilidades seguintes, além de estar com as mensalidades em dia e com o contrato ativo.

Ou seja: existe um momento em que aquele cliente que você atendeu há dois anos passa a poder trocar de plano levando as carências. Se você não estiver lá nesse momento, outra pessoa vai estar. E a planilha não vai te avisar.

2. Ela não guarda a conversa

Este é o ponto que mais dói e que quase ninguém percebe a tempo.

A negociação inteira acontece no WhatsApp. O cliente conta que a esposa está grávida, que o filho tem consulta marcada num hospital específico, que ele saiu de uma operadora brigado por causa de um exame negado. Tudo isso é ouro para a cotação. E tudo isso fica lá, solto, no meio de trezentas conversas.

Na planilha você escreve “interessado, retornar”. Duas semanas depois você abre a linha, lê “interessado, retornar” e não faz ideia do que já foi conversado. Aí você liga e faz a pergunta que já tinha feito. O cliente percebe. E percebe rápido.

Existe um jeito manual de reduzir isso: crie uma coluna de histórico e, ao fim de cada conversa relevante, cole ali três linhas com a data. “12/03 — quer manter o Hospital X, esposa 34 anos, grávida de 4 meses, não quer coparticipação.” Dá trabalho, mas funciona. O problema é que ninguém sustenta essa disciplina por seis meses seguidos.

3. Ela não cobra o follow-up

A maior parte do que se perde não é perdida na objeção. É perdida no silêncio. O cliente pediu para pensar, você anotou “retornar dia 20”, chegou o dia 20, você estava atendendo outra pessoa, e o dia 20 virou dia 27, e o dia 27 virou nunca.

A planilha aceita você não cumprir. Ela não reclama. Ela não fica vermelha na sua tela às 9h da manhã. Ela não te manda nada.

Um sistema cobra. É basicamente essa a diferença: a tarefa vencida fica na sua frente até você resolver. Não é mágica, não é inteligência artificial, é só o fato de a informação ir até você em vez de esperar que você vá até ela.

Um detalhe que quase ninguém pensa: o dado que você guarda é sensível

Vale um parágrafo honesto sobre isso, sem drama.

Na sua planilha tem nome completo, CPF, telefone, endereço, idade dos filhos e, muitas vezes, informação de saúde: doença preexistente, gravidez, cirurgia marcada, motivo da troca de plano. Pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), dado referente à saúde é dado pessoal sensível, conforme o glossário da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Isso não significa que planilha é proibida. Significa que vale ter cuidado com o arquivo: não deixar cópia em pen drive esquecido, não mandar a planilha inteira por WhatsApp para o parceiro de negócio, não usar o computador da lan house. Se o arquivo estiver no seu computador e o computador quebrar, além do prejuízo de perder a carteira, você perdeu dado de terceiro que estava sob sua guarda.

Sistema sério guarda isso em servidor com acesso por senha e faz cópia de segurança. É um argumento pouco falado e mais importante do que parece.

O que procurar num sistema

Se você chegou à conclusão de que a planilha não dá mais conta, não saia comprando o primeiro que aparecer. Procure estas coisas, nesta ordem:

1. Ele importa o que você já tem. Se você vai ter que digitar 200 clientes de novo, você não vai usar. Pergunte antes se dá para subir sua planilha ou trazer os dados do sistema que você usa hoje.
2. Ele avisa aniversário sozinho. Do cliente e, de preferência, do contrato.
3. Ele tem tarefa com data e cobra você. Tarefa que não aparece na tela inicial é tarefa que não existe.
4. A ficha do cliente é do seu ramo. Precisa ter dependentes, idades, dados da empresa, endereço. Uma ficha genérica de vendedor de software não serve.
5. Funciona bem no celular. Você trabalha andando. Se só funciona bem no computador, esquece.
6. Você consegue mexer sozinho. Se precisa de alguém de tecnologia para configurar, o custo real é maior do que a mensalidade.
7. Dá para sair. Pergunte como se exporta a carteira caso você queira cancelar. A resposta a essa pergunta diz muito sobre a empresa.
8. Tem prazo de arrependimento. Poder testar de verdade e receber o dinheiro de volta se não servir muda completamente o risco da decisão.

O que não vale a pena pagar

E agora a parte que quase nenhum material fala.

• Cobrança por usuário quando você trabalha sozinho. Muito sistema é precificado para equipe. Se você é autônomo, você está pagando por uma estrutura que não usa.
• Implantação cobrada à parte. Taxa de setup, treinamento obrigatório, consultoria de configuração. Para um corretor autônomo, isso raramente se justifica.
• Fidelidade de 12 meses. Você ainda não sabe se vai usar. Contrato longo antes de você ter certeza é risco seu, não da empresa.
• Módulo que você não vai abrir. Relatório de previsão, painel de indicadores, gráfico de tendência. Bonito na demonstração, abandonado no segundo mês.
• Promessa de resultado. Fuja de quem garante número. Sistema organiza; quem vende é você.
• Sistema genérico com “adaptação” para saúde. Se a ficha não tem campo para dependente e idade, alguém vai gastar o tempo dele preenchendo isso em campo de observação. Esse alguém é você.

Como decidir sem se enrolar

Um teste simples, de um minuto. Responda com sinceridade:

• Você conseguiria dizer agora, sem abrir nada, quem faz aniversário nesta semana?
• Você tem alguma cotação enviada há mais de duas semanas sem retorno seu?
• Se alguém pegasse seu celular hoje, você conseguiria reconstruir o que foi combinado com os cinco últimos clientes?

Se as três respostas forem tranquilas, sua planilha está dando conta. Continue nela e economize o dinheiro.

Se você travou em duas ou três, o problema não é falta de esforço. É que você está pedindo a um arquivo parado que faça um trabalho que só uma ferramenta ativa faz. Aí vale olhar um sistema, com os critérios da lista acima na mão.

Sobre o Agente do Corretor: o CRM do Agente do Corretor foi feito para corretor de plano de saúde, com funil por etapas, ficha com dependentes, tarefas, mensagens agendadas e mensagem automática de aniversário, por R$ 69,90 por mês, com 7 dias para cancelar e receber 100% de volta.
Você pode conhecer o que ele faz em agentedocorretor.com.br/crm.