Trocar de sistema não precisa custar a sua carteira. Dá para migrar base de clientes de CRM mantendo nome, telefone, cidade, operadora, etapa do funil e as anotações que você levou anos para juntar. O que faz a migração dar errado quase nunca é o sistema novo. É a planilha do meio do caminho, que sai do sistema antigo com acento quebrado, telefone em formato estranho e o mesmo cliente repetido três vezes.
Este passo a passo mostra o que exportar, o que conferir antes de importar e como saber se a importação deu certo. Serve para qualquer sistema, mas fala especificamente de RD Station CRM e Agendor. Se você ainda está decidindo se vale sair da planilha, comece por planilha ou sistema. E para definir as etapas que você vai cadastrar no sistema novo, veja as etapas de um funil de vendas para plano de saúde.
Antes de qualquer coisa: decida o que vai levar
Corretor de plano de saúde acumula muita coisa no sistema. Nem tudo precisa atravessar. Antes de clicar em exportar, separe em duas listas.
O que é essencial:
- Nome completo do titular
- Telefone com DDD (é por ele que você vai reconhecer o contato depois)
- Cidade e estado
- Operadora e plano atual ou anterior
- Etapa do funil em que a pessoa está
- Origem do lead
- Data de fechamento ou de aniversário da apólice
- Anotações e histórico de contato
O que pode ficar para trás: lead sem telefone e sem e-mail, teste antigo do tipo “cliente exemplo” e duplicatas que você já sabe que existem. Migração é uma boa hora para limpar.
Como exportar do RD Station CRM
No RD Station CRM, a exportação sai em planilha. O caminho geral é entrar na listagem que você quer (contatos, empresas ou negociações), aplicar os filtros, selecionar os registros e usar a opção de exportar. A própria central de ajuda da RD explica o processo em Exportar dados de empresas, clientes e contatos.
Três detalhes que fazem diferença:
- Exporte as três listagens, não só uma. Contato, empresa e negociação são coisas separadas dentro do sistema. Se você exportar só contatos, perde a etapa do funil. Se exportar só negociações, perde dados de cadastro.
- Escolha o formato certo. A exportação costuma oferecer uma versão de planilha adaptada para o Excel e uma versão padrão. Se você vai abrir no Excel para conferir, comece pela adaptada.
- Existe limite de registros por exportação, que muda conforme o plano contratado, e a exportação normalmente exige permissão de administrador na conta. Se a sua base for grande, planeje exportar em partes usando filtros (por exemplo, por etapa do funil ou por período de cadastro).
Antes de sair, vale abrir a página de importação de base de dados da RD: ela mostra como o sistema organiza os campos.
Como exportar do Agendor
No Agendor, o botão de exportar fica na barra de ações das listagens de Empresas, Pessoas e Negócios, como descreve a central de ajuda do Agendor. Em telas menores, ele pode estar escondido atrás do menu de reticências.
Exporte as três abas. Pessoas traz os dados do titular. Empresas interessa se você trabalha com PME. Negócios traz a oportunidade e a etapa.
A planilha do Agendor costuma chegar por um link enviado ao seu e-mail, e não como download imediato. Se não aparecer na hora, olhe a caixa de entrada e o spam antes de repetir.
O que conferir na planilha antes de importar
Este é o passo que quase todo mundo pula, e é o que separa uma migração tranquila de um fim de semana perdido. Abra a planilha exportada e passe por estes cinco pontos.
1. Acento corrompido
Você abre o arquivo e vê “João” no lugar de “João”. Isso não é defeito da sua base. É o programa de planilha lendo o arquivo com a codificação errada.
A correção é simples: não abra o arquivo com dois cliques. No Excel, vá na aba Dados e use a opção de obter dados De Texto/CSV, escolhendo a origem do arquivo (UTF-8) e o separador na tela de pré-visualização. A própria Microsoft documenta esse caminho em Importar ou exportar arquivos de texto (.txt ou .csv). No Google Planilhas, use Arquivo, Importar, e confira a prévia antes de confirmar.
Nunca importe um arquivo com acento quebrado. O nome errado entra no sistema novo do jeito que está, e depois só na mão.
2. Telefone em formato diferente
Este é o campeão de dor de cabeça. Na mesma base é comum encontrar:
- 11987654321
- (11) 98765-4321
- +55 11 98765-4321
- 11 98765 4321
- 987654321 (sem DDD)
Escolha um formato e padronize a coluna inteira antes de importar. Dois cuidados que resolvem a maior parte dos casos: garanta que todo número tenha DDD, e cuide para que a planilha não tenha transformado o telefone em número. Quando isso acontece, o zero da frente some e o campo pode virar notação científica. A solução é formatar a coluna como texto antes de colar os dados.
Vale a pena. O telefone é a chave que liga o contato ao WhatsApp. Telefone torto significa mensagem que não chega.
3. Duplicata do mesmo contato
O mesmo cliente entra duas vezes quando pediu cotação em momentos diferentes, ou quando você cadastrou pelo nome uma vez e pelo apelido na outra. Na planilha, ordene por telefone e passe o olho. Números iguais em linhas seguidas são duplicata quase certa.
Antes de apagar, junte a informação: fique com o registro mais completo e transfira dele o que faltar do outro (anotação, operadora, data). Depois exclua a linha repetida.
Alguns sistemas barram a duplicata sozinhos. O Agendor, por exemplo, bloqueia empresas com o mesmo nome fantasia e o mesmo CNPJ, segundo a própria central de ajuda deles. Mas não conte com isso: se o nome estiver escrito de forma um pouco diferente, passa.
4. Campos de escolha: etapa, origem e responsável
Etapa do funil, origem do lead e responsável costumam ser campos de lista, não texto livre. Se na planilha está escrito “Indicação” e no sistema novo a origem cadastrada é “Indicacao”, a linha pode ser recusada ou o campo pode entrar vazio.
A recomendação do Agendor é justamente essa: categoria, origem e setor precisam existir no sistema antes da importação, com a grafia exata, incluindo acento e maiúscula. Vale para praticamente qualquer CRM. Crie as etapas e origens primeiro, importe depois.
5. Datas e formatação escondida
Data pode sair como 01/02/2026 ou 2026-02-01, e os dois significam coisas diferentes dependendo de quem lê. Padronize a coluna.
Outro problema silencioso: ao copiar dados de um lugar para outro dentro da planilha, a formatação vai junto, incluindo espaço extra no fim do nome e quebra de linha dentro do campo. O Agendor cita isso como causa comum de falha. O jeito seguro é usar “colar apenas valores”.
Base grande vai em partes
Se a sua carteira é grande, não tente subir tudo de uma vez. Praticamente todo sistema tem um limite de registros por arquivo, e arquivo muito grande também trava no navegador.
Divida por um critério que você consiga acompanhar: por etapa do funil, por ano de cadastro, por cidade ou por operadora. Suba o primeiro arquivo, confira, e só então suba o próximo. Se der problema, você sabe qual pedaço voltar a mexer.
Uma dica que economiza tempo: comece com um arquivo de teste, com poucos contatos escolhidos a dedo. Importe, olhe o resultado, e só depois mande a base inteira. Se o teste mostrar telefone torto ou campo vazio, você corrigiu a planilha antes de fazer bagunça na base toda.
Como checar se a importação deu certo
Terminou de importar, não comemore ainda. Faça esta conferência, que leva poucos minutos.
- Confira a quantidade. Compare o número de linhas da planilha com o número de registros que apareceu no sistema novo. Se não bater, alguma coisa foi recusada.
- Leia a planilha de erros. A maioria dos sistemas devolve um arquivo com as linhas que falharam e o motivo. O Agendor faz isso e disponibiliza o arquivo na tela de importação ou por e-mail. Esse arquivo é o seu mapa de correção.
- Abra cinco fichas na mão. Escolha cinco clientes que você conhece bem, sendo um de cada tipo: um cliente antigo, um lead novo, um com dependentes, um de PME e um com nome acentuado. Confira campo a campo.
- Teste um telefone de verdade. Pegue um contato importado e mande uma mensagem por dentro do sistema, ou pelo menos confira se o número abre corretamente no WhatsApp.
- Verifique o funil. Veja se a quantidade de gente em cada etapa faz sentido. Se todo mundo caiu na primeira etapa, o campo de etapa não foi reconhecido.
- Confira uma busca. Procure por um nome com acento. Se a busca não encontra, há espaço extra ou caractere estranho no campo.
O que costuma se perder ao migrar base de clientes de CRM
Seja realista sobre isso desde o começo, para não descobrir depois. Quase sempre atravessam bem os dados de cadastro, a etapa do funil e as anotações em texto. Costumam ficar para trás:
- Histórico de conversa de WhatsApp mensagem por mensagem
- Arquivos anexados às fichas, como propostas em PDF e declarações de saúde
- Ligações gravadas e e-mails trocados por dentro do sistema antigo
- Automações, gatilhos e regras que você tinha configurado
Para os anexos, o caminho prático é baixar tudo antes de cancelar o sistema antigo e guardar em pastas por cliente. Para as automações, aceite que vão precisar ser refeitas. E não cancele a assinatura antiga no mesmo dia da migração: mantenha por mais um ciclo, como rede de segurança, até ter certeza de que nada ficou para trás.
Cuide do arquivo exportado
Um ponto que passa despercebido: aquela planilha no seu computador é uma lista de dados pessoais de clientes, com nome, telefone, e-mail e informação de saúde. A Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei 13.709/2018, determina no artigo 46 que quem trata dados pessoais adote medidas técnicas e administrativas para protegê-los de acesso não autorizado, perda ou vazamento.
Na prática: não mande a planilha por grupo de WhatsApp, apague os arquivos da pasta de downloads quando a migração terminar e não deixe o arquivo salvo em computador compartilhado.
Um resumo do caminho
- Decida o que vai levar e limpe o que não vale a pena
- Exporte todas as listagens do sistema antigo, não só uma
- Abra a planilha com a codificação correta, para não corromper acento
- Padronize telefone, data e campos de escolha
- Elimine duplicatas, juntando a informação antes de apagar
- Crie etapas e origens no sistema novo antes de importar
- Importe um arquivo de teste pequeno
- Importe o resto em partes
- Confira quantidade, planilha de erros, fichas na mão e funil
- Guarde os anexos e mantenha o sistema antigo por mais um ciclo
Nessa ordem, a migração vira uma tarde de trabalho organizado, e não uma emergência.
O CRM do Agente do Corretor foi feito para o corretor de plano de saúde e importa base do RD Station e do Agendor, com funil, ficha do cliente, tarefas e mensagens agendadas.
Se quiser ver como funciona antes de decidir, a página do CRM mostra tudo, e há 7 dias para cancelar e receber 100% de volta.
Deixe um comentário